Önceliklendirme! Kime Göre? Neye Göre?

  • – Bu çok önemli !
  • – En öncelikli işimiz bu !
  • – Bi de … şu var !
  • – Güvenlikle ilgili konu zaten kritik!
  • – Benim projemi de unutmazsanız!
  • – Çok acil bir iş geldi bugün ona baksak?!?
  • – Operasyondan aradılar, dünkü release patlamış, “Critical” seviyede bug açmışlar!
  • – Çok önemli değil, bir iş vardı ama Deadline’a 2 gün kaldı!
  • – Aslında o iş bitti ama teste vakit kalmadı, iş acil deniyor. Devreye alsak, sonra hata çıkarsa baksak? Bence çalışır 🙂
  • – Bi de …
  • – (İç ses : “Yeter ama”) (Dış ses: “Tabi, bakalım”) 😉

Bu konuşmalardan en az bir tanesini bir çok kez yaşamızsınızdır.

Öncelikmatik

İşte size matematiksel hesaplama yöntemiyle net önceliklendirme hesabı; Excel’i açıyorsun… 😉

  1. Öncelik Kalemleri : Önceliklendirmeyi direk etkileyen kalemleri özellikle Product Owner (PO) larla birlikte belirleyin. Çalıştaylar düzenleyip, paydaşları dolaşın, mümkün mertebe genele ulaşın. İş birimleri ile birlikte “Grand Planning” aktiviteleri süper oluyor.
  2. Ağırlıklı Öncelik Formülü : Her talep için, belirlenen kalemlerin önceliklendirme puanını etkileyecek ağırlık oranını belirleyin. (Size göre, bulunduğunuz etki alanınızı düşünerek)
  3. Diğer Faktörler : Önceliklendirme puanı aslında her an değişen canlı bir puanlama olmalıdır. Çünkü zaman geçtikçe aciliyeti değişen durumlar olacaktır. O yüzden “Değer” in yanında “Zaman” ve tabii ki “Maliyet” de puanı etkilemelidir. “Zaman” = “Kalan gün”, “Maliyet” = Story Point. (Başka faktörler de elbette ihtiyaca göre eklenebilir)
  4. Sıralama : Öncelik puanına göre büyükten küçüğe doğru sıraladığınızda işte size net bir resim çıktı.

Artık müşteriniz bir iş sorduğunda;

  • “Bu iş ne oldu?”
  • “Merhaba Ahmet bey, sizin iş Öncelikmatik sonucuna göre “0,031914” puan alarak 8. sırayı aldı. Buna göre bu Sprint başlayamayacağız. Bir sonraki Sprint muhtemelen gündemimizde olur. 😉
  • “0,031914” mu? Bu ne ya… 😉

Plan hiç birşey, Planlama herşeydir!

Plan is Nothing, Planning is Everything.

Bu önceliklendirme yaklaşımın şeffafça tarif edilmesi, herkes tarafından basitçe anlaşılması önemli. Süper bir teknik gibi görünse de her işi puanlama çabası sizi ana rotadan ayırarak, büyük bir engele ve eziyete dönüşebilir. Basitlik prensibini unutmayalım.

Sırf bu puanlama işini yapan paralı uygulamalar da var ama bence siz daha güzelini ihtiyacınıza uygun yapabilirsiniz;

Diğer Önceliklendirme Teknikleri

Etrafta bir sürü “Önceliklendirme” yöntemleri ile ilgili araştırma, yayın, paylaşım bulabilirsiniz. (+1 bu ;))

Ürün yönetimi konusunda danışmanlık yapan Daniel Zacarias ‘ın yayınladığı aşağıdaki yayınını tavsiye ederim. Gerçekten güzel bir “en iyi teknikler” toparlaması olmuş.

https://foldingburritos.com/product-prioritization-techniques/
Folding Burritos

Basit Önceliklendirme

Eyvah! Olay yine karmaşıklaşıyor 😉 Basiti yok mu bu işin. Var, 2 örnek teknik aşağıda.

1- Önceliklendirme Matrix

Bir işin “Acil” ve “Önemli” olmasını tarif edebilirseniz basit bir matris ile ne yapacağınıza hızlı karar verebilirsiniz.

  • 1-Hemen Yap : Çok acil ve çok önemli bir iş ise
  • 2-Sonra Yap : Acil değil ama önemli ise
  • 3-En son Yap : Çok acil ama önemli değil (rutin, mecbur, angarya)
  • 4-Sakın Yapma : Tamamen gereksiz bir iş ise.

Siz buna göre hangi sıralamada işleri yapıyorsunuz? 3-4-2-1 mi yoksa 😉

https://www.process.st/prioritization-matrix/

2- Değer x Maliyet Grafiği (Value x Cost)

Doğal olarak en az efor harcayarak, en değerli gördüğümüz işi yapmaya çalışırız. Bunu bir grafiğe döktüğümüzde çok kısa zamanda güzel bir önceliklendirme yapabilirsiniz.

Aşağıda zamanında rahat bir ortamda yaptığımız çok etkili geçen bir önceliklendirme çalışmasını görüyoruz.

Teori? Pratik?

Teori başka, hayat içinde akarken (akış) pratik başka şeyler söylüyor değil mi? Bizi geliştiren, güçlendiren tek şey yaşadığımız gerçek deneyimlerdir. Çevik yaklaşımların tüm mesajı da aslında gerçek deneyimleri o zor anlardaki deneme/yanılmaları biriktirirken öğrenmeyi maksimuma çıkarmak, bunu yaparken kurumsal hafızaya dönüştürebilmek ve böylece istenen kültürü oluşturmak ile ilgili diye düşünüyorum.

Yoksa okudun, çok okudun ama uygulayabileceğin yer bulamadıysan inandığın o tutunacak dal lafta ve teoride doğru olabilir ama dikkat et kırılmasın. Ha evet, eğer bir konuda mutlak bir çoğunluk bir şey söylüyorsa ve güvendiğin insanlar da tavsiye ediyorsa o bilgiye, fikre, öneriye, düşünceye sen de sahip çıkabilir, inanabilir ve başkasına da tavsiye edebilirsin.

Benim aşağıdaki resimdeki rakamı göremediğim gibi. Biraz önce oğluma tekrar sordum burada kaç yazıyor diye? Göremiyorum ama ona ve eğitimlerde katılımcılara inanıyorum. 😉

Göremediğine İnanmak!

Öncelik için de aynı şey geçerli. Her departmanın, satış, pazarlama, hukuk, güvenlik, finans, tedarikçi, iç denetim v.b gibi her birimin önceliği kendine göre yüksektir. Zaten var olabilmeleri için yüksek öncelikli, (önemli olmasından daha önemli !?!) işleri bulmaları gerekir.

IT ekipleri ise merkezde genele hizmet ederken tüm bu talepleri kucaklamak zorunda kalabiliyor, elinden gelenin en iyisini yapsa da sonuç kaçınılmaz : “Bu IT çok yavaş”, “Ne zaman başlayalım? diyorlar. Dün bitmesi lazımdı, dün !”

Az Kaynakla Çok İş Yap!?!

Ne yapalım? Herkese yetişmek için hepsine başlayalım. Sorarlarsa “tabi abi başladık o işe.” “Şu anda analizde”, “”Yakında biter” …

  • Nasılsa problem olacak, gündem değişecek.
  • Hangi iş tam planlanan zamanda bitti ki.
  • Gecikmelere herkes alışık zaten.
  • İptal olur ama olsun biz yine de yapalım.
  • Abi aynı anda 5 iş var üzerimde şu anda. Süper !?!
  • Bakayım bugün ayın 1’i, tamam maaş yatmış. Sorun yok, iş olsun da 😉

Daha önce “Başlamayı Bırak, Bitirmeye Başla” konulu yazıma bakmak istersen;

STOP STARTING, START FINISHING

Bir anda kendimizi bu gürültü ortamında bulmak çok kolaydır. “Çalışmak” kelimesi anlamını bulmuştur bize göre. Sele kapıldık, akışa girdik, modern iş ortamının çarklarına eklendik.

Ama…dur bir dakika, içimde bir rahatsızlık var…

İçinde bir sızı varsa doğru yoldasın. Vicdan bizi rahat bırakmaz. “Burda bir terslik var.” “Verimsiz değil mi ya bu yaptığım” “Yanlış işler yapıyoruz” “Bir fayda olmuyor, değer üretemiyorum” “iş bitiyor ama kullanılmıyor” “bu iş de iptal oldu” “yaptık ama içime sinmedi derme çatma oldu, kalitesi düşük”

Sakın şöyle deme! (ya da sen bilirsin ;))

  • – Amaaan, böyle gelmiş böyle gider…
  • – Benden bu isteniyor, fazlası değil…
  • – “He” de geç abi, itiraz etme…
  • – Şirketi ben mi kurtarıcam…
  • – Takdir mi görüyorum sanki…

Vakit kaybı bunlar, yazmasam hatta daha iyiydi. 😉

Değişim çok hızlı. Hiç de yavaşlamayacak o kesin.

Geldiğimiz durumda “az kaynakla, sadece en değerli işleri yapmamız lazım ve eskisinden de daha hızlı yapmalıyız.”

MVP (MINIMUM VIABLE PRODUCT)

Yani MVP arıyoruz. (Minimum Viable Product)

Aşağıdaki resimdeki gibi müşterimizi memnun edecek, kullanıp hızlıca geri bildirim alabileceğimiz (çünkü geliştirme fırsatını erkenden bulmak istiyorum), basit ama değerli bir ürün bulmaya çalışıyoruz, çalışmalıyız. Scrum’da her Sprint “Increment” aramamız gibi.

SpaceX’in neredeyse her 2 haftada bir roket fırlatması gibi.

Peki Nasıl Önceliklendirme?

İşte size önceliklendirme deyince aklıma gelenler ve bazı öneriler;

Sonsuz bir iş listesi, kısıtlı kaynak, bütçe ve zaman içinde kaliteli çıktı bekleyişi. Yaşadığımız budur.

Ne kadar değerli çıktılar sunabilirsek, müşteri ve ekip ve tabii ki ekip içinde ben, mutluyum, motiveyim. Çünkü değerli işler yapıyoruz. Maslow’un ihtiyaçlar hiyerarşisinde yükseklere doğru ilerliyoruz.

“Değer” e koşarken, aşağıdaki sıralama iyi bir önceliklendirme için işe yarayabilir.

  1. “Neden” ile başla. (Start with Why?)
  2. “Nasıl?” ı belirle. (INVEST & SMART, Önceliklendirmeyi etkileyen parametreler)
  3. Şeffaf ol. (İlan et, ikna et, anlat, göster, demo yap, alıştır…)
  4. Etkin ve Erken Teslim Et (DoD, Sürekli canlıya çık, DevOps, Release treni)
  5. Ölçmezsen Yönetemezsin. (Detay : Çevik Metrikler
  6. Pusula : Çevik Zihniyet

 

INVEST & SMART

İş birikim listesi (Backlog) ‘daki işler (PBI), Sprint Planlamaya gelirken aşağıdaki kurallar dikkate alınmalıdır. Tersi de doğrudur.

Her bir kullanıcı hikayesi (User Story), kendi başına bağımsız, tartışmaya açık bir şekilde değeri ifade etmelidir. Ekipçe maliyeti tahmin edilebilecek şekilde kapsamı tarif edilmeli, yenilebilir büyüklükte, küçük, basit ve test edilebilir olmalıdır. (INVEST)

Yapılacak çalışmada bu parçanın sistemdeki yeri belirlenmiş olmalı, devreye alındığında etkileri ölçülebilir, geri bildirim toplanabilecek şekilde veri üretilmelidir. Belirlenmiş bir zamanda (Timebox), “Bitti” tanımını karşılamalı, küçük küçük görevlerin toplamında kullanıcı hikayesi tamamlanmış olmalı ve bu ilişki kaybolmamalıdır. (SMART)

 


INVEST & SMART

XP Pratikleri

Abartmıyorum! XP (Extreme Programming) Pratikleri belki de “Değer” i bulma ve ona ulaşma yolculuğunda en önemli yaklaşımlardan biri olabilir.

Basitlik, iletişim, geri bildirim ve deneysel (cesaret) temelleri üzerine kurulmuş bir yazılım yaklaşımını tarif ediyor çünkü.

XP Pratikleri uyguladığınızda, sadece “pair”li yani eşli, 2 kişi çalışarak, rolleri ve gizli rütbeleri de yıkıyorsunuz .

Uzaktan çalıştığımız bu dönemde, herkese öneriyorum; “İZLE, İZLET“.

  • Aktif bir iş üzerinde çalışırken ekranını arkadaşınla paylaş ya da sen onu izle. Bak neler oluyor…
  • Pomodore ile odaklı online seanslar yapın, yalnız değil yine birileri ile.
  • Planlamada her iş için 1 ana sorumlu olabilir ama en az 2 kişi üzerinde çalışabilirsiniz.

 

İsraf Raporu

Bir diğer iyi pratik;

İşler, değer, öncelikler ve ortak amaç, hedef konusunda eşitlenme problemi yaşıyorsanız, “Öncelikler” konusunda da çatışma yaşamanız muhtemel bir sonuç. Ekipler sürekli değişen talepler ve dolayısı ile değişen planlar, efor konusunda baskı görmeye başlar ve tepki olarak karşımıza “buffer” lı süreler gelir. Güven ortamı yoksa, kapasite ölçülmüyorsa, tahminlemenin, SP vermenin, çevik olmanın bir önemi ve değeri kalmamıştır. CR (Change Request) yönetme ile boğuşan bir sistem kurulmuş ve bu sistemde ezilen takımlar “mış gibi” yaparak çevikliği – çok çalışmakla, “Agile” olmayı “Acele” etmekle ve Scrum yapmayı “Waterfall” ile yürütmeye alışmıştır.

Kültür dönüşümü en zor iş. Yaklaşımları, davranışları değiştirmek için farklı ve bazen radikal çözümler bulmalıyız. Scrum’ın “Cesaret” değerinin verdiği mesaj da bu.

Aşağıda gerçek bir örnek var. Sürekli talep eriten bir ekip, verimsizliği göstermek ister. Çünkü “yaptığımız işler sürekli acil geliyor ama son anda değişiyor ya da direk iptal oluyor” demenin en güzel yolunu buldular: İsraf raporu.

Ve sonunda ne oldu dersiniz…

Bu raporu her Sprint/Iterasyon sonunda yayınlamaya başladıktan itibaren artık işlerin geliş şekli değişmeye başlamıştı. İş birimleri INVEST & SMART ı daha bir düşünür oldular. Ekibi yoracak, boşa gidecek eforlardan kaçınmaya özen gösterdiler.

Ve tüm takım ömür boyu sağlıklı ve huzurlu yaşadılar. 🙂

Yok yok, hayatta dert bitmez, çok şükür çözecek ortak “zihniyet” şimdi oluştu…

Erkan Sarıkaya

Enterprise Agile Coach



Bir yanıt yazın